CleanPort
Veel gestelde vragen
Wat moet er gebeuren na ondertekening van de overeenkomst om onze mail door CleanPort te laten scannen en filteren?
Om een account te gaan gebruiken moet voor het betreffende domein een eenmalige DNS wijziging plaatsvinden. Deze wijziging betreft het aanpassen van de MX records (zoals aangeven in de "Implementatie handleiding") zodat de inkomende e-mail voor het betreffende domein op een CleanPort mail tower binnenkomt. Hier wordt de mail vervolgens gecontroleerd en gefilterd en worden de virussen en spam e-mails in quarantaine gezet vervolgens worden de overige e-mails op de mail server van de klant afgeleverd. Bedrijven kunnen of zelf deze MX-records omzetten, of vragen dit aan hun Internet Service Provider.
Wat kan de oorzaak zijn wanneer een gebruiker van CleanPort geen mail ontvangt?
Om een account te gaan gebruiken moet voor het betreffende domein een eenmalige DNS wijziging plaatsvinden. Deze wijziging betreft het aanpassen van de MX records (zoals aangeven in de "Implementatie handleiding") zodat de inkomende e-mail voor het betreffende domein op een CleanPort mail tower binnenkomt. Hier wordt de mail vervolgens gecontroleerd en gefilterd en worden de virussen en spam e-mails in quarantaine gezet vervolgens worden de overige e-mails op de mail server van de klant afgeleverd. Bedrijven kunnen of zelf deze MX-records omzetten, of vragen dit aan hun Internet Service Provider.
1. De meest voorkomende oorzaak is de bereikbaarheid van de mail server van de klant. Het zou kunnen dat de verbinding bij de klant niet (goed) functioneert, dit wil nog wel eens voorkomen bij een ADSL-aansluiting.
2. Updates/wijzigingen in de firewall bij de klant willen nog wel eens voor problemen zorgen doordat gewijzigde instellingen de aflevering door CleanPort onmogelijk maken
3. De MX records voor het domein van de klant staan niet goed ingesteld. In de prioriteit voor het afleveren van mail moet CleanPort bovenaan staan, dit is de controleren door in te loggen op Myaccount als gebruiker of Reseller. U kunt deze informatie terugvinden onder het tabblad "Services".
Mochten de bovenstaande controles geen oplossing bieden voor het geconstateerde probleem, neem dan contact op met de afdeling support, per e-mail support@nl.cleanport.com of per telefoon +31 314 39 99 33.
Waar kan er worden ingelogd op MyAccount ?
Inloggen kan op https://myaccount.cleanport.com/?template=b2u.
Kan een organisatie die met batch SMTP werkt ook met CleanPort werken?
Indien met CleanPort wordt gewerkt hoeft u in feite niet langer gebruik te maken van batch SMTP. CleanPort slaat standaard mail op voor een periode van 4 dagen op indien de mail niet kan worden afgeleverd op de server van de klant. CleanPort zal in dit geval met intervallen proberen om de mail gedurende deze 4 dagen alsnog af te leveren.
Mocht u suggesties hebben voor aanpassingen aan de gebruikersinterface of behoefte hebben aan nieuwe functionaliteiten, waar kunt u dan terecht?
Wanneer u ideeën heeft ter verbetering van ons product dan kunt u deze sturen naar: productdevelopment@nl.cleanport.com. Natuurlijk kunt u ons ook bellen onder +31 314 39 99 33.
Wat gebeurd er met de mail wanneer de mailserver van een klant tijdelijk niet bereikbaar is?
Wanneer het de CleanPort niet lukt om mail bij de klant af te leveren zal deze het met verschillende tijdsintervallen opnieuw blijven proberen. Pas na 4 dagen zal het bericht definitief terug worden gestuurd naar de afzender met de melding dat het bericht niet kon worden afgeleverd.
Is het noodzakelijk om naast CleanPort nog andere maatregelen te nemen om virussen buiten het bedrijfsnetwerk te houden?
Veruit het merendeel van de virussen komen via email binnen. Door CleanPort te gebruiken is uw organisatie effectief beschermd tegen deze potentiele bron van virussen. Wanneer u echter regelmatig gebruik maakt van CD's, DVD's of andere externe databronnen is het noodzakelijk om ook locaal een virusscanner te installeren, zodat deze de data op de externe gegevensdragers kunnen controleren.
Wat is een open-relay en wat zijn de mogelijke gevolgen ervan?
Er is sprake van een open relay als een mailserver e-mail buiten haar eigen domein accepteert en doorstuurt naar adressen buiten haar eigen domein. Dus: mailserver iedersdomein.nl accepteert mail van a@onbekend.nl gericht aan a@ontvanger.nl. Dit soort mailservers wordt veelvuldig misbruikt om spam mee te versturen. Dit is uiteraard een onwenselijke situatie, een mailserver hoort alleen mail te ontvangen voor 1 of meerdere geconfigureerde domeinen. Daarnaast zou een server alleen mail moeten versturen vanaf het eigen domein en/of geconfigureerde adressen.
Hoe kan ik controleren of mijn mail server een open-relay is?
Er is een online test beschikbaar om te controleren of een bepaalde server een open-relay is, zie hiervoor http://www.abuse.net/relay.html.
Zorgt het scannen van mail door CleanPort voor een vertraging in de aflevering van mijn mail?
Het scannen van berichten kosten gemiddeld minder dan 1 seconde. De gemiddelde tijd tussen het ontvangen van een bericht door CleanPort en de eerste poging deze af te leveren op de mail server van de klant is gemiddeld minder dan 1 seconden. De vertraging is afhankelijk van de grootte van het bericht en eventuele pieken in het mail verkeer. Het komt zelden voor dat de verwerkingstijd meer dan een aantal seconden bedraagt.
Er zit een aanzienlijke tijd tussen het verzenden van een e-mail naar mijn e-mail adres door een derde, en het ontvangen ervan in mijn mailbox. Wat is hiervan de oorzaak ?
Soms kan de mailserver van de klant de hoeveelheid die door CleanPort wordt aangeboden niet aan door een ingestelde maximale hoeveelheid mail per server, of omdat de server bezig is met andere taken. Ook kan het komen door CleanPort's Advanced Greylisting techniek, die bij een catch-all instelling onbekende mail in eerste instantie afremt, en pas bij de tweede poging de mail accepteert. Afhankelijk van de instellingen van de server die de mail probeert af te leveren kan het interval tussen de eerste en tweede afleverpoging varieren van een tiental seconden tot meerdere minuten.
Waarom gebruikt CleanPort Advanced Greylisting?
CleanPort gebruikt Advanced Greylisting alleen voor klanten die een zogenaamde catch-all instellingen hebben geconfigureerd binnen CleanPort. Deze catch-all instelling zorgt ervoor dat het betreffende account extra veel ongewenste mail binnenkrijgt. Om deze grote hoeveelheid extra ongewenste mail effectief te kunnen verwerken wordt er gebruik gemaakt van Advanced Greylisting. Indien u alle e-mailadressen en aliassen ingeeft hoeft u geen catch-all instelling te gebruiken en wordt voor uw account geen gebruik gemaakt van deze techniek.
Is het mogelijk de maximale grootte van een te accepteren E-mail in te stellen?
Standaard is de maximale grootte van een e-mail 25Mb, grotere e-mail wordt niet geaccepteerd. Mocht u deze grootte willen verkleinen dan kan dit door gebruik te maken van de "Geavanceerde instellingen" van het ContentFilter. Hier kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat het hele domein of een bepaalde gebruiker E-mail tot bijvoorbeeld 5Mb mag ontvangen.
Wat gebeurd er met onderschepte virussen, spam en berichten die door de Content Filter worden gedetecteerd?
Standaard worden onderschepte virussen en spamberichten in quarantaine geplaatst. De gebruiker kan echter de instellingen zelf veranderen en er voor kiezen om de berichten direct te laten verwijderen. Voor onderschepte spam en berichten die door de content filter worden gedetecteerd kan men er ook voor kiezen het onderwerp te laten uitbreiden met *** SPAM *** of *** CF ***. Op deze manier kan er op de mail server van de klant of in de mail software op de desktop zelf worden bepaald hoe deze gemarkeerde berichten worden afgehandeld. Doordat de berichten gemarkeerd zijn biedt het de mogelijkheid om ze in aparte folders te archiveren.
Hoe lang blijven virussen en spam in de quarantaine opgeslagen?
Virussen worden standaard 14 dagen bewaard in de Virus Quarantaine, voor spam en berichten die door het Content Filter worden gedetecteerd geldt een bewaartermijn van 30 dagen. De drie afzonderlijke quarantaines zijn op gebruikersniveau te controleren via MyAccount. In de quarantaines kunnen berichten ook handmatig worden verwijderd, tevens bieden de quarantaines verschillende sorteer functies en een zoekfunctie om gemakkelijk berichten terug te vinden.
Wat kan ik doen wanneer er berichten onterecht worden tegengehouden en in de quarantaine staan?
De gevoeligheid voor het filteren kan op 5 niveau's worden ingesteld. Wanneer het spamfilter op het hoogste gevoeligheidsniveau wordt ingesteld zal het een groot gedeelte van technisch slecht opgestelde mail tegenhouden worden omdat deze berichten een aantal dezelfde eigenschappen als SPAM vertonen. Wanneer u deze e-mail toch wilt ontvangen dan kan deze eenvoudig worden vrijgegeven uit de quarantaine. U kunt ook aangeven of dit bericht moet worden onthouden als "niet spam"; dit zorgt ervoor dat er een "signature" van dat bericht en het afzenderadres worden onthouden, zodat een volgend bericht wordt doorgelaten.
Ik maak gebruik van CleanPort Managed E-mail Security maar ontvang nog steeds SPAM en virussen in mijn mailbox
Wanneer de mailserver niet door een firewall beschermd wordt of zodanig is geconfigureerd is dat alleen mail wordt geaccepteerd vanaf CleanPort is de kans aanwezig dat er mail wordt afgeleverd die niet door CleanPort is gescand en gefilterd. In de implementatiehandleiding staat omschreven hoe u kunt voorkomen dat er nog mail rechtstreeks bij u wordt afgeleverd die niet door CleanPort is gecontroleerd.
Ik heb de mailserver goed geconfigureerd en/of beschermd door de firewall maar toch ontvang ik nog SPAM, wat kan hiervan de oorzaak zijn?
Alhoewel het zelden voorkomt dat een nieuw type SPAM niet door CleanPort wordt gedetecteerd, kan het zijn dat u een van de eerste ontvangers bent nog voordat onze heuristische scanner deze mail heeft aangemerkt als SPAM. Indien u van deze berichten de "mail source" stuurt naar support@nl.cleanport.com zoeken wij de oorzaak uit en ontvangt u een reactie van ons. Daarnaast kan het zijn dat u het spamfilter op "voorzichtig" of "erg voorzichtig" heeft ingesteld maar dat de spamdruk voor uw domein vraagt om een strengere instelling.
Controleert CleanPort alleen de inkomende mailstroom of kan ook de uitgaande mailstroom worden gecontroleerd?
Binnen de standaardinstellingen wordt alleen de inkomende mail gescand en gefilterd . Er kan echter voor gekozen worden om ook de uitgaande mail via CleanPort te versturen. CleanPort zal de mail dan scannen op virussen. U kunt de uitgaande mailtroom laten controleren op virussen door een of meerdere IP nummers aan een domein te koppelen via MyAccount onder "Relay".
Wat is "mail source" en wat zijn "mail headers" en hoe deze te lezen?
Onder "mail source" wordt de gehele broncode van de mail verstaan. In een mail programma zoals Outlook wordt maar een gedeelte hiervan getoond, het gedeelte wat getoond wordt heet de "mail body". Het gedeelte van de broncode dat niet (direct) getoond Wordt id de "mail header". Uit de mail headers valt onder meer op te maken wat het onderwerp van een mailtje is. Daarnaast bevat de "mail header" informatie over de route die een e-mail heeft afgelegd om op de eindbestemming uit te komen, en informatie over de afzender en geadresseerde. Wanneer een mailtje onterecht niet tegengehouden is kan CleanPort aan de hand van de mail source analyseren waarom dit niet gebeurd is.
Wat gebruikt CleanPort om effectief virussen tegen te houden?
CleanPort maakt gebruik van verschillende antivirus engines, met als meest belangrijke onze eigen gepatenteerde engine genaamd "ProTAG". Deze heuristische engine herkent pro-actief nieuwe virussen op basis van patronen en herkenningsregels. De combinatie van deze scanners biedt een perfecte bescherming tegen bestaande en nieuwe vormen van virussen.
Ik heb al een virusscanner op mijn desktop of op ons netwerk draaien. Is het dan nog wel nodig dat CleanPort de mail op virussen scant?
Jazeker ! CleanPort scant gemiddeld meer dan 50.000.000 e-mails per dag, en daarom zal onze heuristische Pro-Tag scanner zeer snel nieuwe virussen detecteren. Deze virussen worden na detectie meteen in quarantaine geplaatst, en CleanPort beschermt vanaf dit moment meteen alle gebruikers. Traditionele anti-virussoftware die op een netwerk of op een desktop draait, is afhankelijk van updates voordat er bescherming tegen nieuwe virussen is. Deze updates nemen enkele uren tot soms enkele dagen in beslag, en al die tijd zijn gebruikers onbeschermd. Gebruik daarom altijd de anti-virus oplossing van CleanPort.
Heb ik nog een lokale virusscanner nodig als ik met CleanPort Managed E-mail security werk?
Ja. Alhoewel meer dan 99 % van de virussen op een computer binnenkomen via de mail, kunnen bijvoorbeeld ook oude diskettes, CD's of DVD's virussen bevatten. Daarom blijft het gebruik van een locale virusscanner nodig.
Is het mogelijk om een melding te krijgen wanneer er een virus door CleanPort is tegen gehouden?
Er kan per gebruiker of domein worden aangeven of er notificaties moeten worden verstuurd wanneer een virus wordt tegengehouden. Deze notificatie wordt gestuurd naar het adres waar het virus aan gericht was en (wanneer ingesteld) het e-mail adres van de domeinbeheerder.
Waarom biedt CleanPort geen mogelijkheid om ook de afzenderadressen een notificatie te sturen?
Bijna alle virussen van de laatste jaren maken gebruik van "spoofed" afzenderadressen. Het afzenderadres is dus niet het echte adres van de afzender, het is of een adres verzameld op de computer van het slachtoffer of een willekeurig gekozen afzenderadres. Het versturen van een notificatie naar een "spoofed" adres is nutteloos, en zou kunnen worden aangemerkt als spam.
Zijn er mogelijkheden om berichten tegen te laten houden naast de automatische detectie van e-mail door CleanPort?
Zowel de SpamFilter en ContentFilter bieden de mogelijkheid om "rules" aan te maken, met behulp van de Geavanceerde instellingen. De mogelijkheden bestaan o.a. uit het blokkeren van afzenderadressen, afzenderdomeinen en IP adressen. Daarnaast is het mogelijk bestandstypes te blokkeren en op gedeeltes van het ontwerp of berichten te blokkeren.
